Lead toplama chatbotu bir mesajı ekip için kullanılabilir başvuruya dönüştürür
Başvurular WhatsApp, Instagram, Telegram veya webchat üzerinden günün farklı saatlerinde gelebilir. Biri kısa bir soru yazar, diğeri ses kaydı, fotoğraf ya da belge gönderir. Ekip saatler sonra cevap verdiğinde bağlam zayıflayabilir ve ilgili kişi başka bir çözüm aramaya başlayabilir. Grovi, onaylanmış bilgileri sunmaya, gerekli nitelendirme sorularını sormaya ve başvuruyu düzenli biçimde aktarmaya yardımcı olur. Bir sonraki adım için gerçekten gereken alanları siz belirlersiniz: ad, iletişim yolu, amaç, zaman, ürün ilgisi veya başka bir doğrulanabilir kriter. Sistem ileride lazım olabilir diye her şeyi toplamamalı, açıklanan amaç için gerekli verilerle sınırlı kalmalıdır. Sorumlu çalışan iletişim bilgisini ve konuşma özetini alır; kurulu bağlantı varsa lead CRM’e de gider. Onaylı otomatik adımlar 24/7 açık olabilir, ancak insan erişimi veya satış sonucu garanti edilmez. Karmaşık, hassas ya da belirsiz bir konu yapay biçimde nitelikli sayılmaz; mevcut bağlamla bir insana devredilir. Sonraki telefon teması da yalnızca gerçek izin ve tanımlı kurallar çerçevesinde yapılır.
Ücretsiz başlayınLead toplama chatbotu: Mesaj kutusunda kalan talep satış ekibinin çalışabileceği lead değildir
Lead toplama chatbotu: Direkt mesaj, yorum ve chat yalnızca mesai saatinde gelmez. Bazı talepler hemen fark edilir, bazıları ertesi gün görülür. Ortak sorular yoksa gelen kutusunda sadece “merhaba” veya açıklaması olmayan bir telefon numarası kalır. Satış temsilcisi ihtiyacı, zamanı ve sonraki adımı yeniden sormak zorunda kalırken daha hazır kişiler bekler. Hızlı cevap da güncel ve onaylı değilse yeterli değildir. İlgili kişi ilk yönlendirmeyi doğru almak ister; uydurulmuş uygunluk değerlendirmesi veya sonuç sözü istemez. Amaç açıklanmadan çok fazla soru sormak kişiyi uzaklaştırır. Çok az veri toplamak ise satış ekibine bağlamı olmayan bir iletişim bırakır. İletişim izni, veri amacı, erişim, saklama ve silme kuralları işletme tarafından açık biçimde yönetilmelidir. Grovi onaylı akışı yürütebilir, ancak veri kullanım kararını sizin yerinize vermez. Bir başvuru için alınan iletişim bilgisi, gerekli dayanak olmadan başka kampanyalara otomatik eklenmemelidir.
Bilgi tabanından cevap, gerekli sorular ve insan devri
Grovi, sık sorulan sorulara yalnızca şirketin onayladığı bilgi tabanından yanıt verebilir ve sonraki adımı belirleyen bilgileri toplayabilir. Kriterler ihtiyaç, ürün türü, bölge, zaman aralığı veya istenen görüşme biçimi olabilir. Her soru ya doğru ekibe yönlendirmeli, görüşmeye hazırlık sağlamalı ya da hemen insan devri gerekip gerekmediğini göstermelidir. Metin, ses kaydı, fotoğraf ve belge; gerçek kurulumda format ve erişim desteklenip test edilmişse başvurunun parçası olabilir. Okunmayan, eksik veya hassas içerik tahmin edilmez. Sistem açıklama ister ya da o ana kadarki bağlamla sorumlu çalışana aktarır. Nitelendirme sonrasında lead doğru ekibe ve gerçekten bağlı CRM’e gidebilir. Şirketin kendi sistemi ancak uyumlu API veya webhook, erişim hakları, alan eşleme ve hata yönetimi mevcutsa bağlanır. Sadece bir arayüz var diye “her CRM ile anında çalışır” denmez.
Kontrol edilebilir başvuru toplamanın parçaları
24/7 ilk karşılama
Onaylı temel bilgiler mesai dışında da sunulabilir.
Nitelendirme soruları
Yalnızca yönlendirmeyi veya sonraki adımı değiştiren veriler istenir.
CRM aktarımı
Yeterince tamamlanmış ve kullanımı izinli kayıt, kurulu CRM akışına geçer.
Ekip bildirimi
Sorumlu kişi iletişim, amaç, kaynak ve gerekli konuşma bağlamını görür.
Farklı formatlar
Metin, ses, fotoğraf ve belge doğrulanmış teknik sınırlar içinde işlenir.
Kaynak analizi
İşletme başvurunun hangi onaylı girişten başladığını izleyebilir.
İnsan sınırı
İstisna, şikâyet ve belirsiz cevaplar otomatik puana zorlanmaz.
İlk sorudan eksiksiz devre kadar
- En sık gelen başlangıç sorularını toplayın ve onaylı cevapları güncelleyin.
- Sorumlu ekibi veya sonraki adımı gerçekten değiştiren birkaç kriter seçin.
- İletişim ve diğer verileri istemeden önce hangi amaçla kullanılacağını açıklayın.
- Zorunlu ve isteğe bağlı alanları, izni, çıkışı ve silme yolunu tanımlayın.
- Ekip, CRM hedefi, bildirim ve eksik ya da sıra dışı cevap akışını belirleyin.
- Metin, ses, fotoğraf, belge, boş cevap ve insan talebini test edin.
- Sınırlı başlayın; tamamlık, devir süresi, hata ve gerçek ekip takibini ölçün. Uzun bir chat formuyla başlamayın. Satışın kararını değiştiren üç açık soru, kullanılmayan on alandan daha değerlidir. İlk devirlerden sonra hangi bilginin gerçekten eksik kaldığını inceleyin ve yalnızca kanıt varsa yeni soru ekleyin.
RU kaynağındaki üç senaryo, net sınırlarla
- Mesai dışı başvuru: Bir kişi akşam yazar. Akış onaylı temel bilgileri sunar, amaç ve iletişim yolunu sorar, insanın ne zaman devralacağını açıklar. Gerçekte yoksa anında çalışan cevabı sözü vermez.
- İhtiyacı anlatan ses kaydı: İçerik, doğrulanmış teknik yetenekler içinde işlenir. Bot önemli noktaları özetler ve belirsizlik varsa başvuruyu oluşturmadan önce doğrulama ister. Anlaşılmayan kayıttan ayrıntı uydurmaz.
- CRM ve temsilciye devir: İzinli alanlar, kaynak bilgisi ve bağlam aktarılır. Zorunlu değer yoksa veya bağlantı başarısızsa işlem eksiksiz teslim edilmiş gibi değil, kontrol edilecek kayıt olarak görünür.
- Fotoğraf ve belgeler için de aynı kural geçerlidir. Erişim ve işleme kontrol edilmişse bağlam sağlayabilir. Gizli veya uzman değerlendirmesi isteyen içerikler otomatik sonuçla kapatılmaz, yetkili insana gider.
300 başvuru ve 60–90 olası kayıp, kaynak senaryosudur
RU kaynak ayda 300 başvuruyu ele alır. Bunların %20–30’unun gece ve yoğun saatlerde gelip cevap beklerken soğuyabileceğini ya da mesajlar arasında kaybolabileceğini varsayar. Hesap 60–90 başvuruya karşılık gelir. Bunlar Türkiye’deki bir şirket, sektör veya kanal için sonuç tahmini değildir. Grovi her başvurunun ulaştığını, doğru nitelendirildiğini veya satışa dönüştüğünü garanti etmez. Sonuç; teknik erişime, bilgi kalitesine, kriterlere, izne, giriş kaynağına, ekip kapasitesine ve CRM bağlantısına bağlıdır. “Hiç başvuru kaybolmaz” ifadesi de mutlak değer değil, operasyon hedefidir. Ölçülebilecek veriler şunlardır: kaç konuşma başladı, kaçı onaylı cevap aldı, iletişim ve ihtiyaç ne kadar tamdı, kaç devir CRM’e ve doğru çalışana ulaştı, insan ne kadar sürede devraldı, hangi kayıtlar dayanak eksikliği nedeniyle durdu? Sınırlı öncesi-sonrası karşılaştırma güvenilir kanıt sağlar.
Yayınlamadan önce sorular
“Bot ilgili kişiyi kaçırır mı?”
Belirsiz veya baskılı otomasyon insanı uzaklaştırabilir. Akış önce açık biçimde yardımcı olmalı, sadece gerekli soruları sormalı ve insanla görüşme seçeneğini görünür tutmalıdır. Hız, nezaket ve doğru bilginin yerini tutmaz.
“Başvurular eksik gelir mi?”
Zorunlu alanlar ekibin gerçek ihtiyacından çıkarılır. Eksik bilgi saklanmaz; ek soru veya uyarılı insan devri oluşturur. Sistem boş kaydı hazır lead olarak göstermemelidir.
“Kendi CRM’imiz ne olacak?”
Doğrudan destek veya kullanılabilir API ya da webhook kontrol edilir. Özel bağlantı kimlik doğrulama, alan eşleme, mükerrer ve hata yolu gerektirir. API olması hazır entegrasyon anlamına gelmez.
“Akşam gelen başvurular gerçekten değerli mi?”
Saat tek başına kaliteyi belirlemez. Kişi akşam araştırma yapıyor veya yalnızca ilk sorusunu soruyor olabilir. Açık kriterlerle nitelendirin ve son kararı satış ekibine bırakın.
Sık sorulan sorular
Lead toplama chatbotu hangi bilgileri ister?
Yalnızca işletmenin belirlediği ve yönlendirme ya da sonraki adım için gerekli verileri; örneğin iletişim, amaç, zaman veya ürün ilgisini ister. Amaç ve kullanım veri toplanmadan önce anlaşılır olmalıdır.
Lead’i nitelendirebilir mi?
Tanımlı sorular sorabilir ve cevapları onaylı kriterlere göre düzenleyebilir. Eksik, sıra dışı veya hassas vakalar tahmin edilmeden insana aktarılır.
CRM’e aktarım mümkün mü?
Gerçek bağlantı kurulmuş ve test edilmişse evet. Alan, yetki, mükerrer, hata ve sorumlu kişi başlamadan önce belirlenmelidir.
Mesai dışında çalışır mı?
Onaylı otomatik adımlar 24/7 açık olabilir. Bağlantı, teknik kullanılabilirlik ve insan devrinin zamanı gerçek kurulum ile ekip planına bağlıdır.
Ses, fotoğraf ve belgeyi anlayabilir mi?
RU kaynak bu formatları içerir. Tanıma kalitesi, dil, dosya sınırı ve erişim gerçek yapılandırmada test edilmelidir.