Un chatbot pour événement de l'invitation à l'après-événement
Grovi répond sur WhatsApp, Instagram et le site, explique le programme, recueille l’inscription, oriente le règlement et diffuse les informations utiles.
Commencer gratuitementChaque changement crée une nouvelle file de questions
chatbot pour événement : Horaires, adresse, billet, accueil, accessibilité et programme se répètent avant l'événement. Une salle change ou un atelier se remplit, et l'équipe répond à la main sur plusieurs canaux. Le jour même, des participants arrivent sans justificatif ni bonne consigne. Ensuite, certificats et supports produisent une nouvelle vague. Avant d'automatiser, il convient de relever le moment où l'échange s'arrête, l'information qui manque le plus souvent et la personne habilitée à décider. Cette analyse distingue un retard opérationnel, une lacune documentaire et une exception qui exige un jugement humain. Elle fournit aussi un point de départ pour mesurer le délai de réponse, le passage à l'étape suivante et la qualité des données remises à l'équipe.
chatbot pour événement : fonctionnement opérationnel
L'assistant consulte programme et règles approuvés, aide à choisir un billet, recueille les données et partage le règlement configuré. Il envoie rappels et changements ciblés avec consentement. Jauge, remboursement, accessibilité particulière et incident d'accueil sont transmis à l'équipe avec billet et activité identifiés. La mise en place associe programme consultable, inscription et billet, règlement disponible à des règles explicites pour ne pas confirmer un stock, un créneau, un prix ou un délai que le système connecté n'a pas vérifié. L'entreprise désigne les sources valides, les responsables et les critères de transfert avant d'ouvrir le parcours au public. Lorsqu'une personne reprend l'échange, elle reçoit le motif, les données déjà recueillies et l'historique utile afin de poursuivre sans demander au client de tout répéter.
chatbot pour événement : fonctions principales
Programme consultable
Répond par date, salle, thème et intervenant depuis la version actuelle.
Inscription et billet
Recueille les données et envoie le fichier, code ou lien du système.
Règlement disponible
Oriente vers les moyens de paiement réellement activés.
Rappels ciblés
Envoie horaire, accès et changement uniquement aux personnes concernées.
Accueil sur place
Aide avec plan, contrôle, salles et questions opérationnelles.
Après-événement
Remet support, enquête ou consigne de certificat selon vos règles. Le tableau de bord permet de vérifier l'étape terminée, la question restée ouverte et la raison d'une intervention humaine. Cette trace facilite la révision des contenus, des règles et des résultats d'une période à l'autre.
Préparez le parcours du participant
- Connectez les canaux et choisissez inscription, déroulement et après-événement.
- Chargez programme, lieu, billets, politiques, accessibilité, responsables et messages de secours.
- Simulez changement de salle, jauge atteinte, billet invalide et remboursement avant ouverture. Commencez par un échantillon limité, relisez de vraies conversations puis augmentez le trafic après validation des données, des transferts et des intégrations.
Scénarios pendant l'organisation
- Une personne cherche les conférences compatibles avec ses horaires ; le programme est filtré.
- Une salle change le jour même ; seules les personnes inscrites à l’activité reçoivent la mise à jour.
- Un billet manque à l'accueil ; l'assistant recueille courriel et code puis transmet au bon service. Le suivi doit porter sur le temps gagné, les demandes complètes et les situations qui ont encore nécessité une correction.
Les chiffres : une hypothèse à vérifier sur vos données
Prenez une période représentative de 106 conversations. Si 15 demandes répétitives nécessitent encore environ 8 minutes de copie, de vérification ou de relance, cela représente près de 2 heures de travail récupérable sur la période. Grovi utilise notamment programme consultable et inscription et billet pour traiter la partie régie par des règles, consigner le résultat et transférer les exceptions. Il s'agit d'une hypothèse de planification, pas d'un résultat client : mesurez deux semaines avant le lancement, testez sur un canal, puis comparez demandes terminées, délai de réponse et temps humain.
Et si...
Le client veut parler à une personne ?
Il peut demander un transfert à tout moment. Grovi remet à l’équipe le motif, les informations déjà recueillies et l’historique utile afin de poursuivre sans recommencer la conversation.
La réponse est fausse ou la source n’est plus à jour ?
L’assistant doit répondre depuis des données approuvées et ne pas inventer un fait absent. Programme consultable reste fiable seulement si sa source est entretenue ; un doute déclenche une reprise humaine.
Un canal ou un service connecté est indisponible ?
L’action conserve un état vérifiable et une possibilité de reprise. Inscription et billet n’est pas présenté comme terminé tant que le système concerné ne l’a pas confirmé.
Notre processus comporte trop d’exceptions ?
C’est précisément ce que le pilote doit révéler. Le parcours répétable peut partir d’un cas réel comme celui-ci : Une personne cherche les conférences compatibles avec ses horaires ; le programme est filtré. Les exceptions restent visibles et sont confiées au responsable avec leur contexte.
La mise en place sera trop lourde pour une petite équipe ?
Commencez par un canal, une source et un résultat mesurable. Le premier bot est gratuit ; élargissez seulement lorsque la référence montre moins de retards, plus de demandes complètes ou une reprise plus rapide.
Questions fréquentes
Peut-il remettre un billet ?
Il envoie le lien, le fichier ou le code fourni par votre système d’inscription.
Comment annoncer une urgence ?
Mettez l’information à jour puis ciblez les participants concernés selon les règles du canal.
Convient-il à un événement gratuit ?
Oui. Le parcours peut se limiter à inscription, confirmation, rappel et renseignements.
Répond-il pendant l’événement ?
Oui, si la base contient les informations opérationnelles à jour. La mise en service doit conserver une sortie vers une personne, un historique lisible, le consentement adapté au canal et une révision régulière des informations utilisées.