Chatbot für Agenturen
Grovi trennt Erstkontakt, Bestandskundenfrage und Partneranfrage, damit Agenturen weniger Zeit mit unvollständigen Briefings verlieren.
Kostenlos startenDas erste Meeting beginnt mit zwanzig Minuten Datensammlung
Chatbot für Agenturen wird relevant, wenn Leads nur „Was kostet eine Website?“ schreiben und weder Ziel, Umfang noch Termin nennen. Account-Teams fragen dieselben Grundlagen ab, während dringende Bestandskundenfälle in der Inbox liegen. Eine belastbare Kalkulation darf trotzdem nicht aus einem generischen Preisversprechen entstehen. Für Digital-, Kreativ- und Performance-Agenturen mit beratungsintensiven Projekten zählt nicht nur eine schnelle Antwort. Vor dem Start werden Leistungsportfolio, Zielkundschaft, Mindestbudgets, Cases, Briefingfelder und Kalenderregeln als verbindliche Quellen hinterlegt. Grovi bestätigt Preise, Termine, Bestände oder Fristen nur dann, wenn diese Angaben in den freigegebenen Daten stehen. Fehlt eine Grundlage oder ist eine Entscheidung nötig, greift die definierte Übergabe an New-Business- oder Account-Team. Der Verlauf, bereits erfasste Angaben und der Grund der Übergabe bleiben sichtbar; niemand muss das Gespräch von vorn beginnen.
Ein vollständiges Briefing vor dem Erstgespräch
Der Assistent fragt Geschäftsmodell, Ziel, Leistungsumfang, Budgetrahmen, Deadline und vorhandene Assets ab. Er erklärt freigegebene Leistungen und Fallbeispiele, bucht ein passendes Gespräch und ordnet Bestandskunden nach Projekt. Kalkulation, Strategie und Zusage bleiben beim verantwortlichen Team. Im laufenden Betrieb lassen sich Antworten, Abbrüche und Übergaben im Dashboard prüfen. Personenbezogene Daten werden zweckgebunden verarbeitet; Zugriffe, Aufbewahrung und Löschfristen richtet das Unternehmen nach seiner DSGVO-Dokumentation ein. Vor einer breiten Freigabe empfiehlt sich ein begrenzter Test mit echten, anonymisiert ausgewerteten Gesprächen. Erst wenn Wissen, Integrationen und Eskalationswege stimmen, wird das Volumen erhöht.
Chatbot für Agenturen: Funktionen für den Alltag
Leads qualifizieren
Ziel, Umfang, Budget und Termin werden vor dem Gespräch erfasst.
Briefings vollständig sammeln
Links, Dateien und vorhandene Markenunterlagen bleiben am Lead.
Leistungen zuordnen
Die Anfrage landet beim passenden Fachbereich statt in einer Sammel-Inbox.
Erstgespräche buchen
Nur geeignete Gesprächsarten und verfügbare Zeiten werden angeboten.
Bestandskunden erkennen
Projekt und Dringlichkeit führen direkt zum zuständigen Account.
Leadquellen auswerten
Abbrüche und häufige Fragen zeigen Lücken im Angebot.
Qualifizierung an den echten Vertriebsprozess anbinden
- Mindestangaben und Ausschlusskriterien definieren.
- Leistungswissen und Cases fachlich prüfen.
- Mit einer Leadquelle starten und Übergaben auswerten.
Agenturabläufe vor dem Kick-off
- Ein Website-Lead liefert Seitenumfang, Ziel, Budget und Deadline vor dem Ersttermin.
- Eine Kampagnenanfrage wird nach Markt, Medienbudget und Tracking-Status geordnet.
- Ein Bestandskunde meldet einen Ausfall und wird nicht wie ein neuer Lead behandelt.
Rechenbeispiel für 40 Erstkontakte im Monat
Bei zehn Minuten manueller Grundqualifizierung entstehen fast sieben Stunden Aufwand. Sind zwölf Kontakte außerhalb von Budget oder Leistung, werden zusätzlich unpassende Termine belegt. Spart ein vollständiges Vorbriefing fünf Stunden und kostet interne Zeit 80 € pro Stunde, werden 400 € Kapazität frei. Relevante Messwerte sind vollständige Briefings, passende Termine und gewonnene Projekte.
Einwände aus der Praxis
Wirkt die Qualifizierung abweisend?
Kurze, relevante Fragen schaffen Klarheit. Unpassende Anfragen erhalten eine respektvolle Alternative.
Kann der Assistent Angebote kalkulieren?
Nur feste Pakete. Individuelle Kalkulation und Leistungsversprechen bleiben beim Team.
Was ist mit vertraulichen Briefings?
Zugriff, Zweck und Aufbewahrung werden festgelegt; sensible Dateien gehören in einen geschützten Prozess.
Passt das zu mehreren Units?
Ja, Routing kann Leistung, Markt und Kundenstatus berücksichtigen.
Häufige Fragen
Kann ein Mindestbudget abgefragt werden?
Ja, transparent und als Orientierung, nicht als versteckte Entscheidung.
Werden Dateien unterstützt?
Briefingdateien und Links können der Anfrage zugeordnet werden.
Kann ein Termin gebucht werden?
Ja, aus freigegebenen Kalenderzeiten.
Bleibt persönliche Beratung?
Ja. Der Assistent bereitet sie vor, ersetzt sie aber nicht.